O envio de documentos para publicação é permitido somente a servidores previamente autorizados da Câmara Municipal, dos Colegiados e Conselhos Municipais e das Secretarias Municipais.

A autorização deve ser formalizada pelo responsável administrativo máximo do órgão ou unidade, como Secretário Municipal, Diretor ou autoridade equivalente, contendo os dados completos do servidor responsável pelo envio:

• Nome completo;
• RG;
• Matrícula funcional;
• Órgão ou unidade de vinculação.

Importante: o Diário Oficial é um canal oficial de transparência pública. O encaminhamento de matérias deve estar relacionado às atribuições do órgão e ao interesse da Administração Pública. Não são permitidas publicações de interesse exclusivamente particular ou privado.

Antes de encaminhar o documento, verifique se ele está de acordo com as orientações de formatação do Diário Oficial.

O arquivo deve conter somente o conteúdo que será publicado.

Retire do documento:

• Cabeçalho e rodapé;
• Logotipos e timbres no cabeçalho;
• Numeração de página;
• Numeração automática;
• Páginas em branco;
• Linhas de planilhas em branco;
• Formatações automáticas;
• Quebras de página ou de seção;
• Mensagens pessoais, religiosas ou motivacionais.

Verifique também se as imagens utilizadas possuem resolução suficiente para garantir boa leitura tanto na versão digital quanto na versão impressa.

Se houver a obrigatoriedade legal de publicação de algum desses itens de configuração acima, o arquivo deve ser enviado fechado em pdf, e informado por email desta necessidade.

O formato do arquivo deve ser escolhido de acordo com o conteúdo da publicação.

Para documentos somente com texto:
Dê preferência ao TXT, utilizando o Bloco de Notas.

Para documentos que contenham negrito, itálico ou tabelas simples:
Envie em DOC ou ODT, ou outro editor de texto comum.

Padrão de formatação preferencial:

- Fonte: Arial
- Tamanho da fonte: 7
- Aplicável ao corpo e aos títulos do documento.

Para tabelas complexas:
Quando houver muitas linhas, colunas ou várias tabelas na mesma seção, envie também o arquivo em XLSX ou formato compatível com o Excel.

Evite o envio de PDF, somente se existir a necessidade de seguir algum padrão visual previamente formatado.

Não envie arquivos em PDF quando o documento tiver sido originalmente produzido em um editor de texto.

O PDF será aceito somente quando o documento tiver sido gerado diretamente por um sistema informatizado, sem arquivo editável disponível, como extratos e relatórios emitidos por sistemas administrativos, a exemplo do Prescon.

No caso de anexos extensos, com muitas tabelas ou quadros, dê preferência ao envio do arquivo editável em DOC, ODT ou XLSX.

Caso o arquivo original não esteja mais disponível e o Publicante possua somente o PDF, o documento poderá ser encaminhado nesse formato, desde que essa situação seja informada previamente aos responsáveis pela publicação.

Antes de enviar, confira se a publicação está classificada corretamente.

O servidor responsável pelo encaminhamento deve informar corretamente:

• a Seção em que a matéria deverá ser publicada;
• o tipo de matéria;
• a ordem ou hierarquização do conteúdo, quando aplicável.

Exemplo:

Câmara Municipal de Hortolândia
PUBLICAÇÃO DE ATOS OFICIAIS (ART. 108 DA LOM)
Portarias

PORTARIA Nº XXX, DE XX DE XXX DE 2023.
Fica concedido ao servidor...

O responsável pelo envio é responsável pelo conteúdo, pela hierarquização e pela correta definição da tipologia da matéria.

A transmissão dos arquivos deve ser feita exclusivamente para:

diariooficial@hortolandia.sp.gov.br

O envio deve ser realizado pelo servidor autorizado, utilizando seu e-mail institucional.

Exemplos:

- servidor@hortolandia.sp.gov.br
- fulano@hortolandia.sp.leg.br

O e-mail deve identificar claramente o servidor responsável pelo encaminhamento, informando nome completo e telefone para contato.

Não serão aceitos:

• documentos enviados sem identificação do responsável;
• documentos enviados por e-mail não autorizado;
• documentos enviados por endereço que não esteja vinculado ao órgão responsável;
• documentos enviados por serviços de e-mail gratuitos, como Gmail, Hotmail, Terra, UOL ou Yahoo;
• documentos que não estejam de acordo com os padrões estabelecidos pelo Diário Oficial.

Os arquivos devem ser encaminhados até as 23h59 do dia anterior à publicação.

Os documentos recebidos dentro do prazo serão incluídos na edição do dia útil subsequente, observadas as etapas de produção e eventuais intercorrências.

As publicações são realizadas em dias úteis, podendo ocorrer até as 17h, salvo em situações excepcionais ou intercorrências no processo de produção.

Caso seja necessário cancelar um envio de publicação já encaminhada, o responsável deverá solicitar o cancelamento o mais rápido possível, dentro do horário de expediente:

Das 8h às 17h
Telefone: (19) 3965-1400
Ramais: 6618 ou 6625

O cancelamento poderá ser solicitado no mesmo dia da transmissão. Após esse período, a possibilidade de cancelamento será reduzida, em razão do andamento das etapas de produção e fechamento da edição.

Quando houver necessidade de corrigir uma publicação já realizada, a elaboração e o encaminhamento da Errata ou Retificação são de responsabilidade do servidor responsável pelo envio e do órgão que ele representa.

A correção deverá ser redigida e encaminhada pelo próprio órgão responsável pela publicação original.

Confira esta lista:

☐ Estou autorizado a encaminhar publicações.
☐ O conteúdo está correto e revisado.
☐ A Seção está correta.
☐ O tipo de matéria está correto.
☐ Retirei cabeçalho, rodapé, logotipos e elementos desnecessários.
☐ Escolhi o formato adequado (TXT, DOC, ODT ou XLSX).
☐ O arquivo não é PDF, salvo nas situações permitidas.
☐ O e-mail de envio é institucional e autorizado.
☐ Informei meu nome completo e telefone para contato.
☐ Estou respeitando o prazo de envio.

Só então encaminhe o arquivo para diariooficial@hortolandia.sp.gov.br.